信書とは、総務省で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。
簡単に言うと「手紙」のことで、大切なもので失くされたら困るもののことを言います。
信書を送るには決まった送り方があります。
今回は、信書便と書留便の違いや信書の送り方についてお話します。
信書便と書留便の違いはなに？
書留郵便とは、追跡番号が割り振られてデータが記録される郵便物のことを言います。
郵便局が配達する郵便の中でも、とりわけ厳密に扱われる郵便物です。
極めて重要な書類やチケットや現金も送ることが出来ます。
しかし書留便で郵送しても、速達扱いにはならないので、配達にかかる日数は普通郵便と同じなので覚えておいてくださいね。
書留便には3種類あるので、目的に合った方法を選びましょう。
① 現金書留
現金を郵送する場合は、この「現金書留」の方法しか認められていません。
② 一般書留
配達記録が残る郵便です。すべての段階で経過を知ることが出来ます。
③ 簡易書留
一般書留の補償が10万円なのに対して、簡易書留の補償は5万円までになります。
信書便と書留便の違いは、信書便は企業サービスなのに対して、書留便は郵便局のサービスです。
それに伴い、信書便は料金やサイズの制限があるのに対して、書留便には制限はありません。
ですので、信書便と書留便は全く異なるもので、信書を書留便で出すことも出来ます。
信書を一番安く送る郵便方法はどれ？
信書を送る方法は大きく分けて2つあります。
① 郵便
定形郵便や定形外郵便で送る方法
② 特定信書便
以下の３つの条件のいずれかを満たし、事業許可を受けたサービス
・３時間以内に届くサービス
・８００円以上の料金のサービス
・長さの合計が73cm以上、又は重さが4kg以上の大きな荷物を運ぶサービス
見積書や請求書などの郵便の場合は、定形郵便・定形外郵便を利用するのがお得です。
定形郵便は、25g以内であれば84円、50g以内であれば94円で送ることが出来ます。
またA4サイズの書類を折らずにそのまま送る場合は、定形外郵便で送ることが出来ます。
この際、きちんと書類をクリアファイルなどに入れて折れないように、また、雨に濡れても書類が守られるように最低限の配慮はしっかりとしましょう。
契約書などの重要な書類の場合は、郵便局で利用できるオプションサービスを利用することをおすすめします。
レターパックは追跡サービスがあり、速達扱いにもなり、3～4kgまでOKなので、重さのある書類の場合は、レターパックがおすすめです。
特定信書便とは一体なに？
上記でお伝えした条件のいずれかを満たす荷物の場合、民間企業が行っている「特定信書便」のサービスを利用することが出来ます。
代表的なサービスは、佐川飛脚特定信書便・ソクハイ・By-Qなどがあります。
料金は比較的高くなりますが、3時間以内に荷物が届くサービスなので、緊急の場合などには便利ですよね。
飛行機の利用が必要な遠方の場合は、翌日までに届きます。
利用方法は各企業によって様々ですが、佐川急便の「飛脚特定信書便」を利用する場合、初めての利用の際には初期登録が必要です。
専用の送り状で発送するので、営業所に持ち込みの場合は、営業所の職員に、ドライバー回収で発送する場合はドライバーの方に、専用の用紙をもらって記入してください。
離島行きの荷物は取扱いが無いようなのでご注意ください。
まとめ
「信書」だという自覚はなくとも、普段郵便局で送っている書類やお手紙は信書であるかもしれませんね。
また、特定信書便を一般の方が利用する機会はなかなか無いかもしれませんが、民間企業のサービスとして存在することは知っておいても良いかもしれません。