何気なくメールや手紙などで使っているビジネス用語。
あなたは、ちゃんと間違えずに使っていますか。
ご確認、ご査収、ご査証、ご一読など、ビジネスにおいて「確認」を意味する言葉は、使用頻度の高い言葉の一つです。
その中でも今回は、よくビジネスでよく使う「査収」について調べてみました。
意外と知っているようで間違った使い方をしているなんてこともあるかも？
新人ビジネスマンさんだけでなく、ベテランの方も、是非読んでみてくださいね。
「ご査収ください」の意味
手紙、メールでも頻繁に使われる「査収」ですが…。
漢字は、よく見るのに読めない！
なんとなく意味がわかるけど、正しく使えているかわからない。
ふっとそう思う人が、多かったのでは、ないのでしょうか。
意外と知られていないのが、「査収」の読み方と意味と使い方なんです。
査収は、「さしゅう」と読みます。
便利な言葉なので、つい、いろいろな場面で使ってしまいますが、間違いがないように是非読みも
使い方もきちんとしたいですね。
査収を漢字辞典などで調べてみると…
「査」は『調べる』、「収」は『取り入れる』または、『受け入れる』の意味をあらわしています。
文字通り、『よく調べてから、受けとってください。』という意味になります。
手紙やメールの添付資料などをよく読んでくださいと、送り手の方は、伝えていることになります。
査収と確認の違い
では、「査収」と「確認」の違いは、なんでしょう？
敬語や丁寧語の違いだけと思っていませんか？
実は、「査収」と「確認」には、大きな違いがあります。
先ほども、簡単に意味についてお話しましたが、「査収」には、添付資料など、『受け取るものがあって、確認してもらたい。』、『確認してから、回答して欲しい』ということが前提があります。
確認して欲しい添付資料などがないにもかかわらず、敬語ぽいからと「査収」を使うのは、受け取る側を混乱させてしまう原因になります。
「査収」が使えるのは、書類やデータを送ったときにのみです。
書類やデータをキチンと読んでくださいという、意味で使われます。
既に送ったことのある資料の最終版などを送付する場合や、添付するものがない場合は、「ご確認ください」を使うが、正しい使い方になります。
また余談ですが、「ご確認の上、ご査収ください」と使う方がいますが、これも間違いになります。
「査収」には、先程もお伝えした通り、よく確認したうえで、またはよく調べたうえでという
意味があるので、『ご確認の上』をつけると重複してくどい言い方になるので、気をつけましょう。
こう考えると、むやみやたらに査収を使うのは、控えた方がいいかもしれませんね。
「ご査収ください」に対する返事
「査収」の意味や使い方は、おわかりになったと思います。
査収に対しての返事もスマートに返したいですね。
『確認いたしました』や『受領しました』だけでも、問題ありませんが、返答としては、不十分です。
添付資料など確認したものにたいして、「送付資料を確認させていただきましたが○○の修正をお願いいたします。」や「書類を確認させていただきました。特に問題ございませんでした。」など、目を通して確認したということを伝えるのがベストです。
必ず、査収に対しては、中身をきちんと確認し、受け取りました、ということか相手に伝わるように返答するのが、ビジネスマナーとして相応しい対応になります。
まとめ
意外とわかっているようでわかっていないビジネス用語の正しい使い方。
間違った言葉や、敬語の使い方は、ビジネスの上では信頼を落としてしまう可能性があります。
一見して内容が入ってくるような文章が書けるように敬語も正しく使えるようになりたいですね。
言葉の意味をきちんと理解して、正しいメールや文章を書きましょう。